امکانات دسک‌فلو
ساده برای کارمند، قدرتمند برای ادمین. هر کار رایج حداکثر سه کلیک است و پیچیدگی فرم‌ساز، گردش‌کار و دسترسی‌ها فقط برای مدیر سامانه دیده می‌شود.
یک صندوق برای همه کارها، با اقدام روی همان ردیف
نامه ارجاعی، درخواست منتظر تأیید، پاراف، امضا و وظیفه پروژه همه در کارتابل می‌آیند. هر ردیف می‌گوید چه کسی، چه چیزی و تا کی؛ کار رایج بدون باز کردن مورد انجام می‌شود.
- زبانه‌های منتظر اقدام من، ارسالی‌ها، پیش‌نویس‌ها، پیگیری‌ها و بایگانی
- تأیید، رد و ارجاع روی ردیف؛ انتخاب چندتایی و تأیید گروهی
- جستجو و فیلتر بر اساس نوع، فوریت، فرستنده، پروژه و مهلت گذشته
- پیش‌نمایش کناری روی دسکتاپ و تمام‌صفحه روی موبایل
- میانبرهای صفحه‌کلید برای کسانی که روزی ده‌ها مورد را بررسی می‌کنند
از پیش‌نویس تا امضا و شماره، بدون رفت‌وآمد کاغذ
نامه داخلی، صادره و وارده در یک جا. پیش‌نویس به ترتیب پاراف می‌شود، امضاکننده با رمز امضا تأیید می‌کند و دبیرخانه شماره را خودکار و بدون تکرار می‌دهد.
- زنجیره پاراف: چند نفر به ترتیب، هر کدام با توضیح یا اصلاح
- چند دبیرخانه با الگوی شماره دلخواه، مثل ۱۴۰۵/م/ص/۰۰۱۲۴
- ارجاع با دستور و مهلت، رونوشت، عطف و پیرو، و درخت گردش نامه
- ثبت نامه وارده با اسکن، و ثبت روش ارسال برای نامه صادره
- قالب نامه و سربرگ سازمان؛ کد استعلام اصالت روی نسخه چاپی
پاراف شد فرآیند را مثل یک دستورالعمل بنویسید؛ دسک‌فلو اجرایش می‌کند.
ادمین سازمان فرم را با کشیدن و رها کردن می‌سازد و مسیر تأیید را با جمله‌های ساده تعریف می‌کند. مسئول هر مرحله می‌تواند مدیر مستقیم، رئیس واحد، یک سمت، یک نقش یا شخص انتخاب‌شده در فرم باشد.
- مراحل تأیید (یک نفر، همه، هر کدام یا N از M)، اقدام، اطلاع‌رسانی، شرط و موازی
- تأیید با تغییر، برگشت برای اصلاح، مشورت، انتقال و درخواست اطلاعات
- مهلت به ساعت و روز کاری، یادآوری و ارجاع خودکار بعد از مهلت
- شبیه‌ساز مسیر پیش از انتشار؛ تغییر فرآیند فقط روی درخواست‌های جدید اثر دارد
- مانده مرخصی خودکار و گواهی اشتغال پس از تأیید نهایی
پروژه و کار روزمره اداری، در یک نرم‌افزار
وظایف پروژه در همان کارتابلی می‌آیند که نامه‌ها و درخواست‌ها. وظیفه می‌تواند از یک نامه یا درخواست ساخته شود و به آن وصل بماند.
- کانبان با کشیدن و رها کردن، فهرست، گانت با وابستگی‌ها و «کارهای من»
- فاز و نقطه عطف، چک‌لیست، زیروظیفه و وظیفه تکرارشونده
- ثبت ساعت کار و تأیید تایم‌شیت هفتگی توسط مدیر پروژه
- سلامت پروژه از روی تأخیر و پیشرفت، با امکان تغییر دستی
در هر پروژه
- تیم و نقش‌ها
- مدیر، عضو، ناظر و مهمان؛ هر کس فقط پروژه‌هایی را می‌بیند که در آن‌ها نقش دارد.
- بودجه و ساعت کار
- بودجه پروژه کنار ساعت‌های ثبت‌شده و تأییدشده؛ در گزارش وضعیت پروژه‌ها کنار هم دیده می‌شوند.
- نامه‌ها و درخواست‌های مرتبط
- هر نامه یا درخواست را می‌شود به پروژه وصل کرد تا سابقه کار یک‌جا بماند.
همه‌چیز به سمت‌ها وصل است، نه به افراد
نامه، ارجاع و مرحله گردش‌کار به سمت فرستاده می‌شود. وقتی کسی جابه‌جا می‌شود یا می‌رود، کافی است دارنده سمت عوض شود؛ کارتابل و فرآیندها دست نمی‌خورند.
- واحدها و سمت‌ها به شکل درخت، با رئیس هر واحد
- یک نفر می‌تواند چند سمت داشته باشد؛ هر سمت کارتابل خودش را دارد
- جانشینی موقت با بازه زمانی، برای همه کارها یا بخشی از آن‌ها
- تقویم کاری سازمان و تعطیلات رسمی برای محاسبه مهلت‌ها
چارت در عمل
- قالب آماده یا اکسل
- چارت را از قالب «شرکت کوچک» یا «شرکت متوسط» شروع کنید یا از فایل اکسل وارد کنید.
- نقش‌ها جدا از سمت‌ها
- مدیر سازمان، دبیرخانه، مدیر ارشد، مدیر پروژه و منابع انسانی؛ هر عضو می‌تواند چند نقش داشته باشد.
- جانشین با سابقه
- اقدامی که جانشین انجام می‌دهد با نام خودش و «به جانشینی از» ثبت می‌شود.
عدد واقعی به جای حدس، برای هر جلسه مدیریت
داشبورد شخصی برای هر کارمند و داشبورد مدیریتی برای مدیران ارشد و رؤسای واحد. هر گزارش نمودار و جدول دارد و با یک کلیک اکسل یا PDF می‌شود.
- شاخص‌ها: نامه‌های ماه، درخواست‌های باز، میانگین زمان پاسخ و رعایت مهلت
- گلوگاه‌ها، نرخ تأیید و رد هر فرآیند و دلایل پرتکرار رد
- دفتر اندیکاتور، نامه‌های بی‌پاسخ، مرخصی، پروژه‌ها، تایم‌شیت و بار کاری
- هر کس فقط داده‌های واحد خودش و زیرمجموعه‌اش را می‌بیند
خبر کار تازه به موقع می‌رسد، نه نصفه‌شب
هر کاربر برای هر رویداد انتخاب می‌کند که خبرش در دسک‌فلو، با پیامک یا با ایمیل برسد. پیامک‌های غیرفوری در ساعت سکوت ارسال نمی‌شوند و صبح می‌رسند.
- پیامک کار جدید با لینک مستقیم به همان کار
- خلاصه روزانه به جای ده پیامک جدا
- پیامک گروهی برای ادمین با پیش‌نمایش تعداد گیرنده
- گزارش ارسال و تحویل هر پیامک و هشدار نزدیک شدن به سقف سهمیه
پیامک‌هایی که دسک‌فلو می‌فرستد
- کار و مهلت
- کار فوری جدید، یادآوری پیش از مهلت و گذشتن مهلت.
- نتیجه درخواست
- تأیید، رد با خلاصه دلیل، و برگشت برای اصلاح.
- ورود و دعوت
- کد ورود، دعوت به سازمان و بازیابی رمز؛ کد ورود از سهمیه ماهانه کم نمی‌شود.
روی گوشی همان‌قدر راحت که پشت میز
پنل دسک‌فلو برای صفحه‌های کوچک طراحی شده و مثل یک اپ به صفحه اصلی گوشی اضافه می‌شود. کارمند از روی گوشی مرخصی ثبت می‌کند و مدیر همان‌جا تأیید می‌کند.
- نصب روی اندروید و آیفون از طریق مرورگر، بدون فروشگاه اپ
- دکمه «+ جدید» برای ثبت سریع نامه، درخواست و وظیفه
- تأیید و رد با یک لمس و توضیح کوتاه
- حالت تیره و فونت خوانا روی همه صفحه‌ها
دسک‌فلو با بقیه نرم‌افزارهای سازمان حرف می‌زند
سامانه‌های دیگر می‌توانند با کلید API درخواست ثبت کنند یا وضعیتش را بخوانند، و دسک‌فلو رویدادهای مهم را با وب‌هوک امضاشده به آن‌ها خبر می‌دهد.
- کلید API با محدوده دسترسی مشخص برای هر سامانه
- وب‌هوک امضاشده با HMAC برای ثبت، تأیید و رد درخواست، ثبت و امضای نامه و پایان وظیفه
- گزارش ارسال هر وب‌هوک و ارسال آزمایشی
نمونه اتصال‌ها
- حسابداری
- درخواست خرید یا تنخواه تأییدشده به نرم‌افزار حسابداری فرستاده شود.
- CRM
- نامه صادره به مشتری از سامانه فروش ثبت شود.
- سامانه‌های داخلی
- درخواست‌هایی که در پرتال‌های دیگر ثبت می‌شوند، مستقیم وارد گردش‌کار دسک‌فلو شوند.
تصاویر این صفحه نمای ساده‌شده نرم‌افزار با داده‌های نمونه است.
کارهای اداری سازمانتان را از همین هفته در یک کارتابل ببینید.
ثبت‌نام چند دقیقه طول می‌کشد. ۱۴ روز همه امکانات را آزمایش کنید و بعد پلنی را انتخاب کنید که به اندازه سازمان شماست.