دبیرخانه و شماره‌گذاری

دبیرخانه شماره نامه‌ها را می‌دهد، نامه‌های وارده را ثبت و ارجاع می‌کند و دفتر اندیکاتور را نگه می‌دارد.

1. ۱

   دبیرخانه بسازید

   برای دفتر مرکزی و هر شعبه یک دبیرخانه با کد کوتاه بسازید و مسئولان آن را تعیین کنید.

2. ۲

   الگوی شماره

   الگو را با سال، کد دبیرخانه، نوع نامه و شماره ترتیبی بسازید؛ شماره ترتیبی هر سال از نو شروع می‌شود.

3. ۳

   ثبت نامه وارده

   فرستنده، شماره و تاریخ نامه فرستنده و تاریخ وصول را وارد کنید، اسکن نامه را پیوست کنید و به سمت مربوط ارجاع دهید.

4. ۴

   ارسال نامه صادره

   پس از امضا، روش ارسال (پست، پیک، ایمیل و…) و شماره مرسوله را ثبت کنید.

نکته‌ها

• دفتر اندیکاتور را از بخش گزارش‌ها با فیلتر بازه زمانی به اکسل یا PDF بگیرید.
• مخاطبین بیرونی را یک‌بار از اکسل وارد کنید تا در نامه‌ها انتخاب شوند.