ساخت یک فرآیند
هر فرآیند دو بخش دارد: فرمی که درخواست‌دهنده پر می‌کند و مراحلی که درخواست طی می‌کند.
- ۱
فرم را بسازید
فیلدها را از فهرست بکشید و رها کنید: متن، مبلغ، تاریخ، جدول اقلام، فایل و… برای هر فیلد برچسب، الزامی بودن و شرط نمایش را تعیین کنید.
- ۲
مراحل را بنویسید
برای هر مرحله نوع (تأیید، اقدام، اطلاع‌رسانی، شرط یا موازی) و مسئول را انتخاب کنید؛ مثلاً «مدیر مستقیم درخواست‌دهنده».
- ۳
مهلت و شرط بگذارید
مهلت هر مرحله را به ساعت یا روز کاری تعیین کنید و بگویید بعد از مهلت چه شود. شرط‌ها را روی فیلدهای فرم بگذارید.
- ۴
با شبیه‌ساز امتحان کنید
یک درخواست‌دهنده و مقادیر نمونه انتخاب کنید تا ببینید درخواست از چه مسیری و پیش چه کسانی می‌رود.
- ۵
منتشر کنید
پس از انتشار، فرآیند در کاتالوگ درخواست‌ها دیده می‌شود. تغییرات بعدی فقط روی درخواست‌های جدید اثر دارد.
نکته‌ها
- مسئول مراحل را سمت یا نقش بگذارید، نه یک شخص؛ با جابه‌جایی افراد فرآیند تغییر نمی‌کند.
- برای رد درخواست، دلایل آماده تعریف کنید تا گزارش دلایل پرتکرار رد معنادار باشد.